虛擬會議現在已成為大多數工作場所的常態。但讓參與者保持參與可能很困難。 琳達·特里姆 提供一些修復。
雖然虛擬會議很方便,但也可能有一個重大缺陷。如果管理不當,就很難讓團隊成員保持參與和專注。至少在一項民調中,參與者表示,與面對面會議相比,虛擬會議期間的困倦程度高出 28%。
但有一些策略可以讓通話更有成效,並保持認知功能健康和高效。
如果您曾經在視訊通話期間忍住打哈欠,請不要對自己太苛刻。
2023 年,美國心理學會研究了兩家跨國公司的虛擬會議和麵對面會議,發現一個重要發現是許多人在線上會議期間打瞌睡或分心。事實證明這是有原因的。他們參與其中。
個體之間的眼神接觸、臉部處理和增加的同步神經活動有利於面對面的討論。還有一些方法可以透過模仿這些條件來使虛擬會議更具吸引力。
就是這樣:
提前溝通重要訊息
許多工作場所陷入了將遠端會議變成共享資訊的方式而不是做出決策和探索想法的場所的陷阱。結果很無聊。被動參加會議會使人昏昏欲睡,會後認知能力下降 21%,效率也會降低。
避免資訊轉儲的一種方法是提前共享會議資料。這樣,人們就可以按照自己的步調提前閱讀材料,而不僅僅是聽演示。這使得會議能夠專注於互動討論,而不是耗時的幻燈片和講座。
保持會議規模較小
防止人們成為被動旁觀者的另一種方法是保持遠距會議規模較小。您不必要求每個人都參加會議以獲取信息,您只需邀請需要參加的人員即可獲得最佳參與度和績效。平均而言,小團體似乎比大團體更善於合作解決問題。
縮短會議時間並休息
管理會議長度和結構對於保持會議有效非常重要。我們的研究表明,人們通常在 10 分鐘內開始感到困倦,30 分鐘後困倦感顯著增加。
為了保持人們的興趣,會議應該簡短、充滿活力並包括討論。這給了人們參與而不是被動傾聽的理由。長篇獨白或直接閱讀幻燈片會激怒人們並分散他們的注意力。被動地聽長篇獨白會讓人失去注意力並變得昏昏欲睡。
警告人們同時處理多項任務
如果您覺得會議與您無關,尤其是當您的相機關閉時,您可能會開始檢查電子郵件或做其他事情。當我們的研究參與者認為會議內容不需要付出任何努力時,他們同時處理多項任務的可能性會增加 43%。當參與者看到他們的經理同時處理多項任務時,他們自己的多任務行為增加了 30%。
當然,避免這種情況的最簡單方法是要求人們不要同時處理多項任務。此外,為會議提供互動元素,例如聊天和分組討論,以鼓勵積極參與並保持人們的注意力。
輕鬆給出非語言提示
面部表情和其他非語言暗示在面對面對話中傳達回饋方面發揮著重要作用。如果沒有這些線索,人們就會感到孤立並失去共同經驗的感覺。
當人們面對滿是黑盒子的螢幕時,虛擬會議可能會是一場災難,上面寫著他們的姓名縮寫。我們的分析顯示,與開啟攝影機的會議相比,參與者關閉攝影機時的會議參與和注意力水平會降低 23%。
解決此問題的最佳方法是在虛擬會議期間打開攝像頭,以便發言者可以獲得非語言回饋。同樣,反應表情符號可以快速表達情緒,而無需使用文字。 「舉手」功能也可用於在不打斷說話者的情況下表示某人講話的意圖。
隱藏自己的照片,但不隱藏他人的照片
盯著自己看可能會分散你的注意力,讓你感覺更不自在。人們變得更加意識到並關心自己的外表和行為,導致焦慮和分心增加。它還可能透過將人們的注意力從討論上轉移並降低他們有效參與的能力來破壞線上會議。
大多數虛擬會議工具可讓您隱藏攝影機,同時保持其他會議參與者可見。這可以增加參與者之間的參與度,同時避免與相機相關的干擾和焦慮。
Linda Trim 是工作場所設計顧問公司 Giant Leap 的總監。
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