SANRAL 業務營運主管 Adolph Tomes(右)和 Faranani DocTec OpenText EIM 解決方案顧問 Kiran Parbhoo(左)在 OpenText Africa 高峰會上進行了熱烈討論。
南非國家道路管理局 SOC (SANRAL) 是南非的準國家機構,負責管理、維護和開發南非名義上的國家公路網,包括許多國家公路路段以及一些省級和地方公路路段。
自 2019 年 11 月以來,Faranani DocTec 已與 SANRAL 簽訂合同,負責維護和支援其 OpenText 內容套件實施,最近 SANRAL OpenText 內容套件平台 (CSP) 升級、業務數位化和託管服務計劃。
SANRAL 在快速變化的社會和技術環境中運營,其中系統、政策和規範不斷變化。因此,我們需要確保所有 SANRAL 辦事處採用統一一致的方法以及標準化的系統和流程。
追求它 2030 年願景策略,該公司在技術上投入了大量資金來重新設計其業務流程。 SANRAL 使用電子文件管理解決方案,但其作為文件管理系統的運作效果不佳。它也沒有以減少或消除重複的標準化和整合方法進行。還必須審查和改進已實施的架構。
該計劃的主要重點是為 SANRAL 提供合適的企業資訊管理 (EIM) 基礎。這將有助於業務部門更好地管理數據、執行更複雜的分析、以更易於理解的方式可視化結果,並最終創建無紙化環境,為 Sanral 的數位轉型做出貢獻。
EIM 流程通常分為四個一般領域。 – 資訊處理、資訊管理、資訊分發與資訊治理。
這些大致相當於業務流程中的內容。內容受到管理。內容是從流程產生的。內容將以合規的方式儲存。
- 資訊處理(數位化): 它處理來自組織外部的訊息,例如客戶、供應商或流程中的不同部門和利害關係人。
OpenText 智慧捕捉 (Captiva) 將大量文件轉換為可用於關鍵流程和應用程式的可操作資料。 透過將智慧採集和流程管理相結合,SANRAL 可以在您需要的時間和地點提供完整的訊息,從而顯著降低成本、錯誤和風險。
- 資訊管理(): 它保留流程所需的資訊資產,以合理的方式建立它們,並使處理業務流程的使用者可以存取它們。
OpenText 增強型 ECM 平台 將 OpenText Content Server 的 EIM 功能與 SAP S/4HANA 和 Office365 等業務應用程式提供的業務資料和業務流程結合。這包括文件和記錄管理、歸檔、工作流程和協作功能。
- 資訊發布(遞送): 聚合來自各種來源的信息,以正確的格式向目標群體公開,並將其實時整合到各種應用程式中。
- 資訊治理(控制): 支援資訊處理、資訊管理和資訊分發的是: 開啟文字檔案中心和 OpenText 記錄管理; 確保正確滿足合規要求。
透過實施 OpenText 智慧捕獲和 OpenText 擴展 ECM 平台,SANRAL 提供了一種將內容管理透明地整合到業務應用程式中的方法。
這彌合了內容孤島,釋放了內容價值,並透過推動洞察力、效率、自動化和治理來改善業務流程。 OpenText 擴展 ECM 平台的廣泛功能構成了基礎,確保安全可靠的生命週期管理,而不會影響實施和生產力。
計劃期間實施的 OpenText 企業資訊管理解決方案包括:
- Office365 的增強型 ECM
- SAP 增強型 ECM
- SuccessFactors 擴充 ECM
- 增強工程 ECM
- 智慧捕捉
- 內容伺服器移動
- 檔案中心
- 電子郵件歸檔、管理和監控
- 記錄管理
- 核心共享/核心簽名集成
這些最終將使企業內容管理系統能夠提供一整套功能來支援 SANRAL 數位企業內的資訊流。
在最近舉行的 OpenText 非洲高峰會上,SANRAL 業務營運主管 Adolph Tomes 和 Faranani DocTec OpenText EIM 解決方案顧問 Kiran Parbhoo 參與了有關 SANRAL 轉型的討論。
「Faranani DocTec 與 SANRAL 進行了詳細合作,以了解他們的工作和運作方式。很明顯,『一刀切』的解決方案並不適用,」Parbhu 說。
Tomes 表示,在進行此類專案時需要牢記幾個重要的注意事項。
你需要的是 成熟度評估 從記錄和內容管理的角度來看,分析了與記錄保存和內容管理相關的流程、系統和實踐。確定需要改進或優化的領域非常重要。
站在使用者的角度 這一點至關重要,因為它可以確保專案滿足使用它的人們的真正需求,從而提高採用率、滿意度和成功的可能性。
整合 更換管理層 從第一天開始參與也很重要,以確保員工和利害關係人為即將到來的變化做好準備,最大限度地減少阻力並確保更順利的過渡。
Tomes 表示:“擁有實際存在的當地合作夥伴至關重要,因為它使 SANRAL 能夠專注於其核心職責,同時與 Faranani DocTec 等專業公司在各自的專業領域進行合作。”